Как выбрать площадку для корпоратива: чек-лист из 15 критериев
От выбора площадки для корпоратива часто зависит успех всего праздника. Не важно, делаете вы ивент для 20 гостей или ждете не меньше 250: выбор места влияет на то, как будут себя чувствовать участники, будет ли им комфортно, легко ли будет проводить встречу или работать в нужном формате.
Давайте разберемся, как выбрать площадку для вашего корпоратива, чтобы избежать типичных ошибок, которые могут омрачить даже самый тщательно подготовленный и продуманный корпоратив.
Чек-лист подготовки мероприятия
- Локация и транспортная доступность
Площадка должна быть расположена так, чтобы участникам было удобно добираться. Хорошо, если она находится рядом с офисом или в районе с хорошим доступом к метро и другим видам транспорта. Если планируется много гостей, подумайте о том, чтобы организовать трансфер для участников. Проверьте, есть ли парковка поблизости для тех, кто приедет на машине.
- Вместимость и планировка
Площадка для корпоратива должна быть достаточной по размерам для всех гостей. Оцените, хватит ли места и как пространство будет организовано. Если часть мероприятия будет включать отдельные зоны для встреч, отдыха или активностей, проверьте, можно ли разделить помещение таким образом, чтобы все было удобно.
- Техническое оснащение
Нужны базовые технические средства: проектор, экран, освещение и звук. Также уточните, как работает Wi-Fi и есть ли возможность подключить необходимое оборудование, например, для презентаций или трансляций.
Если корпоратив проходит в форме выездного пикника на природе – вам понадобятся также генераторы для бесперебойного электроснабжения, навесы, под которыми можно будет спрятаться от дождя или палящего солнца
- Кейтеринг и кухня
Узнайте, есть ли на площадке собственная кухня или возможность работать с внешними кейтеринговыми компаниями. Как можно раньше стоит согласовать меню, которое понравится вашим гостям.
- Интерьер и атмосфера
Интерьер должен подходить для вашего мероприятия. Оцените, насколько легко можно адаптировать пространство под ваши задачи. Например, сможете ли вы оформить его в соответствии с темой мероприятия, брендировать, или создать пространство, подходящее для деловых встреч.
- Временной регламент
Сразу «на берегу» выясните у владельцев площадки, сколько времени вы сможете ее использовать. Определитесь, когда можно начать подготовку, сколько времени будет отведено на монтаж, до какого времени доступна аренда. Также уточните, на каких условиях можно ли продлить время аренды, если мероприятие затянется.
- Ограничения площадки
Выпишите заранее вопросы, которые нужно будет задать владельцам площадки. Например, обязательно узнайте, есть ли какие-нибудь ограничения. Это могут быть запреты на громкую музыку, использование внешних подрядчиков или определенные виды деятельности. Такие моменты лучше прояснить заранее.
- Безопасность
Проверьте, соответствует ли площадка всем стандартам безопасности. Узнайте, есть ли на ней средства эвакуации, охрана и медицинский пункт на случай экстренной ситуации, что обеспечит безопасность ваших гостей.
- Персонал площадки
Посмотрите, сколько людей будет работать на площадке во время мероприятия. Нужно, чтобы было достаточно персонала: менеджеров, официантов, технических специалистов, клининга.
- Дополнительные услуги
Проверьте, какие дополнительные услуги могут быть предоставлены на площадке. Например, для переговоров могут понадобиться отдельные комнаты, для отдыха — удобные зоны. Гостям с маленькими детьми — детские комнаты.
- Репутация и отзывы
Посмотрите, какие отзывы оставляют другие компании, которые уже проводили корпоративы на этой площадке. Это поможет вам понять, насколько хорошо организована работа на месте, как площадка справляется с мероприятиями вашего масштаба и какие услуги она предоставляет.
- Юридические аспекты
Прочитайте условия договора аренды, чтобы точно понять, что включено в стоимость, какие условия отмены и возврата залога, что поможет избежать недоразумений по юридическим вопросам в день мероприятия.
- Санитарные условия
Посмотрите, в каком состоянии находятся санузлы, чисто ли в помещениях. Площадка должна поддерживать высокий уровень чистоты в течение всего времени мероприятия, чтобы участники чувствовали себя комфортно.
- Климат-контроль
Убедитесь, что на площадке есть отопление, кондиционирование и вентиляция, которые обеспечат комфортную атмосферу в помещении или в открытой зоне, независимо от времени года.
- Стоимость и включенные услуги
Обратите внимание, что входит в стоимость аренды, а что может потребовать дополнительных затрат. Узнайте, нет ли скрытых платежей, чтобы не столкнуться с неожиданными расходами в последний момент.
Заключение
При выборе площадки важно учитывать все детали — от того, как удобно добираться, до вопросов безопасности.
Если что-то вызывает вопросы, лучше доверить организацию профессионалам.
Агентство Chat MICE возьмёт на себя все организационные моменты и сделает ваш корпоратив ярким и беззаботным.
